Todas las personas tenemos la misma cantidad de tiempo disponible todos los días, 24 horas. Algunos utilizan este tiempo de manera útil y rentable, mientras que otros tienen verdaderas dificultades para lograr coordinar este recurso tan precioso pero limitado.
Si el tiempo es dinero, entonces es importante saber cómo aprovecharlo bien, ya que éste no se puede guardar, vender, alquilar o hacer cualquier otra cosa semejante, pero se puede utilizar muy inteligente. Adelante trato de resumir en algunos puntos lo que pienso que es imprescindible para fomentar el ahorro y la correcta administración del tiempo.
A través de pequeñas acciones cotidianas podemos aumentar enormemente la productividad en el trabajo.
A continuación les presento los siguientes consejos de administración del tiempo:
1. Despeja tu mesa de trabajo y planifica las actividades para el día siguiente.
2. Determina el tiempo que dedicas a cada actividad. Después de hacer la lista completa, determina cuales son las actividades prioritarias en tu hogar o en el trabajo y comienza por ellas.
3. Después asegúrate de que determinaste bien el tiempo que dedicas para cada tarea, incluyendo el tiempo dedicado a las interrupciones o imprevistos que puedan ocurrir.
4. Haz las tareas más difíciles primero, mientras estás más dispuesto y finalmente las tareas más pequeñas, ya que estarás más cansado al final del día.
5. Establece plazos para todas las tareas y señala cuando hayas terminado cada uno de ellos. No extiendas el tiempo de las tareas importantes, ya que no serán menos difíciles por darles más tiempo.
6. Recuerda que debes registrar las horas y los plazos específicos para las tareas de rutina, tales como leer, contestar e-mails, fax, la actualización de informes, hablar con el equipo, etcétera.
7. Trata de establecer momentos en los que no se te permita ser molestado, a no ser en caso de emergencias reales.
8. Planifica tus llamadas telefónicas. Haz un bosquejo de lo que precisas decir y de lo que necesita saber. Si necesitas hacer varias llamadas, trata de hacer todo en el mismo período de tiempo ya predeterminado para esta actividad.
9. Cuando comiences a hacer un trabajo, termínalo. Si lo dejas para después, te arriesgas a perder un montón de tiempo para recuperarse.
10. Planea periodos cortos de descanso, que coincidan con las horas en que te sientes menos productivo.
11. Tómate tu tiempo para discutir asuntos de rutina con tus colegas, esto evitará que seas interrumpido en cualquier momento.
12. Aprende a decir no. Pregúntate a ti mismo: ¿soy la persona adecuada para esta tarea? El uso de la palabra “no” es una herramienta verdaderamente eficaz para ahorrar tiempo. Aprende a rechazar cortésmente, pero con firmeza, cualquier solicitud que no parezca esencial para lograr resultados.
13. Monitorea cómo utilizar mejor el tiempo, adapta tus labores a tu comportamiento.
14. El estrés y el cansancio frecuentemente son causados por actividades mal realizadas o por una mala administración del tiempo.
15. Hazte el hábito de terminar todo lo planificado al terminar el día o antes de salir de casa.
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